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接待の案内状のマナーについて徹底解説

 

仕事の付き合いなどで接待をする機会のあるビジネスマンもいるかと思いますが、接待を企画するときには当然先方に案内状などを送付して、接待を企画している旨を通知することになります。

ですが、接待というものは基本的に相手に合わせるもので、より相手のことを知るために企画するものです。
そのため、失礼のないようにしなければいけませんが、その配慮は接待中に限った話ではありません。案内状などを送付する際にも注意をする必要があります。

この記事では、実際にどのような点に注意しなければいけないのかわからない人のために、接待における案内状のマナーについて解説していきます。

接待の案内状のマナー

接待の通知に案内状を使って通知する場合のマナーについてご紹介します。

なるべく早めに案内状を送る

大前提として接待をする日取りよりも少しでも早めに案内状を送るようにしましょう。

当然相手としては、案内状が手元に来てから初めて自身の予定の確認や、仮に予定が入っている場合でもスケジュールの調整などをしなければいけません。
そのため、ある程度余裕を持ってスケジュール調整ができるように3週間前には案内状が届くように作成しておきましょう。

また、案内状を送付した場合、案内状の到着の有無を電話で確認することも忘れてはいけません。
接待は、相手と良好な関係を築くために開くものですので、急なスケジュール調整など迷惑のかかる段取りは組まないようにしなければいけません。

参加を強制するような書き方はNG

接待の案内状を送付する際に必ずと言っていいほど行うのが出欠の有無です。

相手の都合がつかなくては接待をすることもできませんので、案内状の中で出欠の有無を確認することは当然ですが、出席を強制するような案内状を送ってはいけません。

強引な案内状であれば相手は嫌な気持ちになってしまいますので、接待に何故招待するのか、接待したい理由を明記しておくなど、相手が興味を持ってくれる文面で案内状を作る必要があります。

正確かつ確実な情報

接待の案内状に明記する内容は、接待をする目的の他に、実際接待をする日時・場所・会費の有無・出欠確認などが挙げられます。

相手に伝えたい情報があまりにも多すぎると、案内状が届いても見辛く欠席したくなってしまいます。そのため、基本的には接待の目的以外に関しては箇条書きでわかりやすい案内状を作らなければいけません。

他にも場所の地図や駐車場の有無、参加者やお店の情報なども箇条書きで伝えることで、相手もどこで誰と会食するのかを確認することができるので親切な案内状となります。

案内状を作成する際には、このように見やすさだけでなく、必要な情報がわかりやすく明記されている必要があります。

接待の案内状をメールで送るときのマナー

最近ではスマホやパソコンが普及したことによって、一昔前のように案内状で確認するのではなく、使い勝手の良いメールで作成するケースも増えてきました。

メールであれば簡単に送ることもでき、手軽さが便利ですが、手軽だからこそ失礼のない文面にすることを心がける必要があります。
メールの場合には、ハガキの案内状にはないマナーもありますので、ここではメールで接待の案内状を作成するときのマナーについて解説していきます。

情報は箇条書きでわかりやすく

ハガキではなくメールで案内状を作成する場合、ハガキのように大きさが決められている場合がありませんので、必要以上に情報や注意について記載してしまいがちです。
そのため文字数も多く非常に見えにくい案内状を作成してしまいます。

メールで接待の案内状を作成する場合にも、長文のメールではなく箇条書きでわかりやすい案内状を作成しなければいけません。
また、箇条書きで作成する際には、日付・時間・場所など必要な情報を正確に伝える必要があります。

地図の添付をしておく

会食場所や待ち合わせ場所など、初めて訪れる人にはわからない場所や、地図を見なければわかりにくい場所を選択してしまうことがあると思います。

そんなときには、メールに接待場所の地図を添付するなどして、わかりやすい接待場所を知らせておく必要があります。

地図を添付する際には、あまりに大きな地図であれば見にくく伝わらない可能性もありますので、できれば最寄りの駅からの地図や、車で来るのであれば周囲の駐車場の情報なども添付しておくことで、よりわかりやすい地図にすることができます。

まとめ

この記事では、接待の案内状を送る際に気をつけておきたいマナーについて解説してきました。

接待をすることで相手との信頼関係を築くことができますが、案内状を送るときから失礼のないようにしなければ、せっかくの接待が台無しになってしまいます。
また、昔のように接待の招待を案内状ではなくメールで済ませてしまうケースも増えてきましたが、手軽になったからこそ注意をしなければいけません。

今回ご紹介した内容を参考に、接待の案内状を送る際には失礼のないように気をつけるようにしましょう。