船橋LOTUS

経費で計上するための接待交際費のルールとは

 

近年接待をする機会が減ってきてはいますが、依然取引相手との友好関係を結ぶために接待をする人もいます。

そんな接待ですが、自費で接待をするのではなく、会社へ請求して接待交際費として経費で落としてもらっている人も多いかと思います。
会社の経費として計上している接待交際費ですが、誰でも簡単にできるものではなく経費で落とすためのルールが存在することはご存知でしょうか?

接待交際費は節税対策できるということもあり、会社として取り組んでいる会社もありますが、節税できるということはより細かなルールが設定されており、一歩間違えると脱税などの疑いをかけられてしまうリスクもあります。
そのため、接待交際費にまつわるルールはしっかりと把握しておき、きちんとした経理をしておかなければいけません。

そこでこの記事では、接待交際費を経費で計上するためのルールやどこまでなら経費になるのかなどについて解説していきます。

接待交際費とは

まず接待交際費についてですが、会社の経理上では法人税法において「接待交際費」という名目はなく交際費等に分類されています。

国税庁では交際費について以下のように明記されています。取引先など会社と関係のある人たちとの接待などにかかった費用のことを示しています。

交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出する費用

また、接待交際費には税金や社会保険料が課されることがなく、節税対策にも有効になってきます。このことから節税対策として接待をしている企業もあるほどです。

ですが、この接待交際費の扱いを間違えると後に税務調査で指摘されて課税されるリスクもあるので、十分にルールを理解しておかなければいけません。

接待交際費が経費として計上できる範囲とは

交際費を経費として計上できる範囲は定められていています。
接待・供応・慰安・贈答などの会社から出ていく費用や、忘年会やお歳暮でかかった費用も交際費として含まれます。

また、交際費を使える相手は得意先・仕入先・株主・役員・従業員となっています。
一般的に接待交際費と聞くと取引先だけをイメージされてしまいますが、従業員も含まれています。そして、接待の多くに起用される飲食ですが、飲食費の範囲としては取引先に接待するときの飲食費・テーブルチャージ料・接待に使う会場費・接待の帰り際に渡すお土産代・行事などの際に出される弁当代などが交際費として計上可能です。

ただし、カレンダー・手帳・扇子・うちわ・手ぬぐいなどの物品を接待の帰りにお土産として渡すことは接待交際費から除外されてしまい、逆に食べ物などのお土産であれば接待交際費の中に含まれます。
このようなルールをしっかりと把握しておきましょう。

接待交際費と会議費の違い

経理をしていく中では交際費で落ちるのか、会議費で落ちるのかわからない人も多く、どちらで落とすかで納税額なども変わってきます。

一般的なルールとして、会議費とは、会議のための室料、資料代、食事代・弁当などの飲食物を供与する費用のことを指しています。
社内の人たちの飲食では会議などを目的としている場合は会議費で処理する必要があります。

また、会議費の場合では交際費等とは違い、全額が損金算入することができるので、全額を経費として計上できるといったメリットがあります。

ただし、会議費として計上するためには実際に会議をしたということを示す必要があり、居酒屋などを利用している場合は会議費として認められにくくなってしまいます。
その場合は、議事録などを作るなどして、会議をしていたという根拠を示す必要があります。

接待交際費を損金算入できる場合とは

次に接待交際費を尊貴算入できる範囲ですが、原則のルールとして交際費等は全てが損金不算入となっており、経費として計上することができません。

ただし、全てを損金不算入にしてしまうことで接待などの交際費等を使用する企業も無くなってしまうことから一定の措置が取られています。
結果としてこの措置内であれば経費に計上することができるようになります。

その範囲ですが、中小企業【期末の資本金の額または出資金の額が1億円以下である等の法人】の場合で、接待飲食費の50%相当の金額、または年間800万円未満の金額のどちらかを選択することができます。

年間で1000万円程度の接待飲食費であれば800万円計上する方がよく、1600万円以上であれば50%を選択する方が経費として計上できる金額が多くなります。
また、接待飲食費のうち1人あたり5000円までであれば全額が損金算入となり、5000円を超えた場合に関しては先ほどの会社の規模によって一定額を損金算入できます。

接待交際費を損金算入できない場合とは

接待交際費を損金算入できない場合は損金不算入となり、これは会計上では費用になりますが税法上では損金とならないものです。
特に交際費の場合は、意図的に交際費を使うことで税金対策をすることを防ぐためのものです。

この接待交際費の中でも損金不算入隣ってしまうケースが、ゴルフ・観劇・旅行に伴う飲食代です。接待というよりもサービスの1つと考えられるため損金不算入となっています。

他にも調味料などのすぐに食べるものでない場合も損金不算入となり、すぐに食べることのできるお土産程度であれば損金算入扱いになります。
また、接待会場までの送迎用タクシーなどは、接待交際費に含まれないので、損金不算入となってしまいます。

1つの飲食店での接待を2枚の領収書に分けたり、人数の水増しなどをしたりした場合は、万が一発覚してしまうと脱税とみなされてしまい重加算税の対象となってしまうので注意が必要です。

他にも勘違いであったとしても接待交際費を会議費など他の勘定で処理してしまうと、不正な経理を働いたと判断されてしまい重加算税の対象となってしまいます。
ただし、内容によっては正確に主張することで誤解を解くことも可能となっています。

接待交際費を経費で計上するために必要なもの

最後に接待交際費を経費で計上するために必要なものですが、当然領収書は必要ですが、領収書だけでは経費に計上するためには不十分となってしまいます。

特に5000円以下の飲食費の際には注意が必要で、接待交際費か会議費でどちらに分別されるかの判断基準となります。
そのため、領収書の宛名は自社の会社名にしておき、日付は間違いなく記入しておき、料理屋の名前と住所を記載しておきましょう。

裏面には、接待をした相手先の会社名・相手先の担当者の氏名と役職名・自社との関係性・接待をした当人の氏名を記載しておきましょう。
また、領収書でなくてもレシートでも問題はありませんが、社印を捺印しておくなど転用できないようにしておく必要があります。

まとめ

今回は接待交際費を経費で計上するためのルールについて解説してきました。

税務上の関係ということで非常に細かくルールが設定されていて、交際費で計上するのか会議費で計上するのかなどわかりにくい部分が多々あります。
ですが、わからないからと適当にしていると重加算税など会社にとって不利益しか生じません。

かといって面倒だからと接待自体を禁じている企業も増えてきてはいますが、取引先と円満かつ友好的な関係を築いていくには接待は必要不可欠になってきます。

経理がしっかりしていれば問題ありませんが、社内で明確にわかる人も少ないはずですので、今回の記事を参考にしつつ、少しでも疑問に感じる部分が出てきたときには、税理士に相談するなどして、きちんと経費として計上するように心がけましょう。